Eine professionelle Personalberatung wird immer exklusiv beauftragt, wenn eine Personalsuche wichtig, dringlich, vertraulich oder überlebenswichtig für ein Unternehmen ist. Eine schlechte Besetzung kann zu Verlust von Know-how, hohen Folgekosten oder bei Top-Führungskräften zu Umsatz- und Ertragsverlusten bis zur Insolvenz führen.

Bewertung und Analysen im Bewerbungsprozess

Bewerber reichen ihre Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) üblicherweise im Rahmen eines Bewerbungsprozesses oder initiativ bei einer Personalberatung ein. Eine der ersten Aufgaben der Beratung ist die Prüfung aus Plausibilität und Richtigkeit.

• Mit der wachsenden Digitalisierung finden sich heute auch aus Deutschland, der Schweiz und aus Österreich zunehmend mehr gefälschte oder in Teilen fehlerhafte Lebensläufe. Es ist den Bewerbern, die wichtige Informationen verschweigen oder gar falsche Angaben machen, selten bewusst, dass sie rückwirkend ihren Arbeitsplatz verwirken, wenn sie diesen unter Angabe falscher Informationen erhalten haben.
• Gewünschte Verhaltensmuster können heute in Interview- und Bewerbungstrainings einstudiert werden. Diese erschweren es den Entscheidern zunehmend, innerhalb eines kurzen Zeitraums die Persönlichkeit und Motivation eines Bewerbers zu erkennen. Über einen längeren Zeitraum lassen sich antrainierte Verhaltensmuster jedoch nicht authentisch aufrechthalten.

Mit dem Einreichen seiner Bewerbungsunterlagen, meist via E-Mail, willigt ein Bewerber ein, dass die Personalberatung zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten berechtigt ist (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Gleichzeitig hat er das Recht, diese Einwilligung zu jeder Zeit zu widerrufen.

Die Aufgabe des Beraters ist es dann, den Kandidaten einerseits fachlich und andererseits persönlich zu beurteilen. Neben der Prüfung seiner Unterlagen auf Echtheit und Wahrheit ergänzt die Personalberatung im Rahmen ihres Auftrags, zum einen

• öffentlich frei zugängliche Informationen um die Ergebnisse mit den Bewerbungsunterlagen zu vergleichen; zum anderen
• auf vertraulichem Wege persönliche Referenzen einzuholen, ebenso, um den Wahrheitsgehalt abzugleichen.

Insbesondere im Executive Search beauftragen und vertrauen Unternehmen im Rahmen eines exklusiv übergebenen Suchmandats darauf, dass die Besetzung von der professionellen Personalberatung geprüft und abgesichert wird.

Auch in Deutschland ist die Referenzprüfung zu einem sehr wichtigen Baustein zur Beurteilung eines Kandidaten geworden. In vielen europäischen Staaten ist dies seit jeher üblich, da dort oft weder ein aussagekräftiger CV, noch ein qualifiziertes Arbeitszeugnis erwartet werden.

Die Referenzbefragung ist regelmäßig ein fester Leistungsbestandteil eines Executive Search Unternehmen oder eines professionellen Headhunters. Die Prüfung ist ein wichtiges Element eines mehrstufigen Such- und Auswahlprozesses. Aufgrund der durch die Digitalisierung immer einfacher werdenden Manipulationsmöglichkeiten wächst deshalb die Notwendigkeit der Referenzprüfung auch in den deutschsprachigen Ländern.

Laut Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO darf die Personalberatung Bewerberdaten zur Erfüllung ihrer vertraglichen Pflichten verarbeiten. in jedem Fall zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens.

Anwendung und Handhabung des Datenschutzes

Von der Personalberatung werden meist folgende personenbezogenen Daten verarbeitet:

•     Name, Vorname
•     Kontaktdaten (wie z.B. Email-Adresse, Anschrift, Telefonnummer)
•     Bewerbungsunterlagen (wie z.B. Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzen)

Nach Art. 6 Abs. 1 c DSGVO verarbeitet die Beratung personenbezogenen Daten, da dies zur Erfüllung der rechtlichen Verpflichtungen notwendig ist. Die Beauftragung durch einen Mandanten erfordert die Leistung, passende und geprüfte Kandidaten für eine bestimmte Aufgabe vorzuschlagen. Daraus resultiert ein berechtigtes Interesse des Personalberaters bzw. von Dritten (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO) auf Basis einer Interessenabwägung.

Das berechtigte Interesse kann weiterhin folgenden Zwecken dienen:

• Bewertung durch Anreicherung der personenbezogenen Daten durch Recherche öffentlich zugänglicher Informationen
• Bewertung durch Anreicherung der Daten durch vertrauliche Referenzprüfung bei unkritischen Dritten (z.B. früheren Arbeitgebern, Partnern, Kollegen)
• Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten sowie Systemen und Prozessen
• Statistische Auswertungen, Analysen oder für ein Benchmarking.

Eine Personalberatung, die ausschließlich im exklusiven und vertraulichen Kundenauftrag arbeitet, hat die Aufgabe, dem Auftraggeber eine bewertete Auswahl von Bewerbern offenzulegen. Insoweit besteht sowohl ein vertragliche Verpflichtung, als auch das berechtigte Interesse, personenbezogene Daten von Kandidaten oder von Dritten zu verwerten.

Diese personenbezogenen Daten gibt die Personalberatung weiterhin innerhalb des Unternehmens an die Mitarbeiter weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten und zur Umsetzung des berechtigten Interesses benötigen.

Neben dem Auftraggeber, der die Personalsuche beauftragt hat, können gelegentlich auch von der Personalberatung eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) die Daten verarbeiten. Im weitesten Sinne sind dies IT-Dienstleister, Druckdienstleister, externe Rechenzentren, EDV-Unternehmen, Archivare, Compliance-Services, Datenvalidierung, Datenvernichtung, Kundenverwaltung, Research, Accounting, Telefonie, Steuerberater und andere sowie öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung, sofern die Beratung zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von Daten verpflichtet ist oder die Datenweitergabe im öffentlichen Interesse liegt. Weiterhin kann das berechtigte Interesse an der vertraulichen Datenweitergabe auch Institutionen Dritter wie Auskunfteien, Inkasso, Rechtsanwälte, Gerichte, Gutachter und dem Auftraggeber angehörige Unternehmen, Aufsichts- oder Beiräte sowie Gremien und Kontrollinstanzen umfassen.